negocio automatico

Hace poco escuché en la radio el caso de un informático que consiguió automatizar todas sus tareas mediante scripts, de tal forma que si alguien le mandaba un email, el sistema que había programado era capaz de entrar en el ordenador de la persona que escribía y reiniciarlo a una versión anterior sin problemas.

Se basó en una sencilla regla: “Si algo -lo que sea- lleva más de 90 segundos de tiempo, mejor crear un script que lo automatice.

Automatizó todo tipo de tareas. Si recibía un email con palabras como “ayuda” o “lo siento” se les enviaba un correo automático con un mensaje como “No te preocupes compañero, seré más cuidadoso la próxima vez”. Si son las 8:45 de la mañana y todavía no estaba en la oficina, su jefe recibía un email automático de “Me encuentro mal, hoy trabajaré desde casa”.  Hasta ejecutaba un script que provocaba un que la maquina de café hiciese en 17 segundos un café con leche, el tiempo justo que le llevaba levantarse y caminar hasta ella.

Sin llegar a este extremo, cualquier persona que trabaje con un ordenador podrá también programar las tareas más repetitivas para conseguir mejorar su productividad y tener más tiempo libre (importante que disfrutes de este tiempo libre y no trabajes más de la cuenta workaholic).

Herramientas para Automatizar Tareas

La primera parte de nuestro trabajo es definir nuestro trabajo y esto no es fácil. Se trata de hacer una lista de todas nuestras tareas de un día normal y dividirlas en todas las subtareas que podamos de forma que nos queden acciones muy sencillas e indicar el tiempo medio que tardamos en hacerlo.

Con esto podremos conocer las tareas más repetitivas y el tiempo exacto que nos están quitando. Ahora podremos utilizar diferentes herramientas que nos ahorren tiempo, aquí os dejo algunas:

IFTTT – If This Then That

Este servicio online “If This Then That” es uno de los más útiles que puedes utilizar y te ayudará a automatizar gran parte de tus tareas. Esto significa que si pasa algo concreto, el programa hará algo que hayas programado. Por ejemplo: Si publicas un post, automáticamente se publica en tu Facebook Page, Twitter, Linkedin y Google Plus sin que tengas que hacer nada más.

IFTTT

Enlace al programa

¿Cómo funciona?

Lo primero es Crear una receta (Create a Recipe) que contendrá una acción detonante “Trigger” y una acción que se active una vez se produzca la primera.

Tienes que elegir una tarea que dispare la acción, para ello tendrás que dar acceso a este servicio al programa concreto:

trigger channel: herramienta para automatizar tareas

Una vez elegido el suceso y etiquetado, entonces eliges la acción concreta que se producirá sólo cuando se haya producido la condición inicial:

automatizar tareas con IFTTT

 

¿Qué recetas puedo configurar? Ejemplos:

  • Si alguien te etiqueta en facebook, entonces guardas la foto en tu móvil. Ver
  • Silenciar tu móvil cuando llegas a casa. Ver
  • Guardar documentos adjuntos de tus emails en google drive. Ver
  • Crear recordatorios para emails importantes. Ver
  • Felicita a tus amigos en facebook cuando sea su cumpleaños. Ver
  • Tuitea un artículo con una etiqueta concreta en Feedly. Ver
  • Explora en este enlace todas las recetas que han subido sus usuarios.

Programar emails para el futuro

Esta función es bastante útil, a veces necesitas enviar emails a colaboradores o clientes pero no en el momento actual. Poder programar emails te puede facilitar mucho las cosas.

El programa que utilizo para esto es un CRM que se integra con Gmail que se llama Streak y vimos en el post sobre CRMs para PYMES.

Junto al botón Enviar aparecerá un reloj en el que podrás programar el envío para el futuro, mientras no se envíe, tu correo permanecerá en la carpeta de Borradores y podrás editarlo cuando quieras.

programar emails

Respuestas automáticas por email

En algunos casos puedes utilizar IFTTT y programar respuestas automáticas si recibes un correo con ciertas palabras en el Asunto.

Automatizar procesos de venta por Email

Puedes usar cualquier sistema de email marketing como Mailchimp o Acumbamail. Normalmente el servicio de automatización es de pago, pero suele ser bastante económico.

Este sistema de permite crear reglas, por ejemplo:

  1. Enviar email cuando alguien se suscribe a una lista con un ebook de regalo.
  2. Enviar email a los 5 días de la suscripción con un listado con los mejores posts.
  3. Enviar email a los 15 días con un curso gratuito.

Recibir pagos automáticos de tus clientes

Si prestas un servicio que tiene un fee mensual te recomiendo automatizar los pagos, tendrás menos preocupaciones.

Casi todos los bancos prestan el servicio de domiciliación de recibos, yo uso ING Direct y por cada recibo cobra 0,45 €. Merece la pena configurar los pagos y ver como a final de mes lo recibes en tu cuenta sin pelearte con ningún cliente.

También podrías configurar una suscripción a través de Paypal si tu cliente también usa este servicio.

Actualizar redes sociales de forma automática

No recomiendo abusar de esto, pero en algunos momentos te puede servir. Yo utilizo Twitter Feed para automatizar algunas redes sociales de algunos proyectos propios en piloto automático.

twitter feed

Es fácil de configurar:

  1. Introduces un Feed o url de los blogs en los que confíes y de los que quieras compartir sus últimas noticias.
  2. Configuras el feed: eliges en qué redes sociales quieres compartirlas (facebook, twitter, linkedin,…) y la frecuencia de revisión de posts en esos RSS. También puedes filtrar palabras clave para publicar o para no publicar.
  3. Configuras el tweet o post. Por ejemplo, añadiendo etiquetas o “via @autor” al final.

Y listo, ya lo tienes configurado.

Como ves, existen muchas opciones para automatizar las tareas más repetitivas y poder encargarte de lo que realmente te apasiona. Si conoces más herramientas de automatización no dudes en dejar un comentario con el enlace.

Sobre el Autor

Daniel Iglesias, experto en la creación de estrategias de comunicación en Internet para marcas, fundador de Soyunamarca, agencia de social media branding y orientada a la consultoría de marcas corporativas y personales. Profesor asociado de Lab School, profesor de marketing online en el MBM Master de Marketing de Negocios de la Universidad de Málaga, co-autor del libro "De Twitter al Cielo" y organizador del Congreso de Marketing Gastronómico “Gastromarketing”.

3 Comments

  1. Excelente información, gracias por aportarla.

  2. […] Cómo automatizar tareas para ser más productivo […]

  3. Cuanto mas trabajas menos efectivo y productivo seras tanto a corto como a largo plazo. «Trabajar horas extras tiene consecuencias en la construccion de proyectos», expresa un informe enviado por The Business Roundtable en 1980.

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