reducir jornada laboral

Vivimos en un mundo lleno de avances tecnológicos que, supuestamente, nos hacen la vida más fácil. Sin embargo, seguimos anclados en sistemas de trabajo muy poco productivos. Podemos beneficiarnos de Trabajar desde casa o mientras viajamos, pero pasamos muchas horas en una oficina como si fuera

Trabajar más tiempo no significa ser más productivo

Cuando aparecieron las primeras fábricas, muchos agricultores y ganaderos se trasladaron del campo a la ciudad. Les formaron en escuelas donde estaban un tercio del día, memorizaban tareas y cifras para habituarse a un trabajo repetitivo y constante, entonces Trabajar más tiempo Sí significaba ser más productivo.

Hoy en día se pueden automatizar muchas tareas repetitivas y podemos dedicarnos al trabajo más creativo o que requiera toda nuestra atención. Mejora tu productividad al reducir tu jornada laboral a la mitad.

1. Define tus Tareas diarias

Antiguamente definir tu trabajo era muy fácil (ir a la fábrica y poner tornillos, por ejemplo), hoy en día definir nuestras tareas no es tan sencillo y debe ser prioritario para mejorar nuestra productividad.

Ve al trabajo con una libreta y comienza a apuntar todas las tareas que tienes y el tiempo que ocupan al día.

  • Elaborar presupuestos. 1 hora al día cada 2 días
  • Contenidos en redes sociales. 2 horas al día
  • Contestar menciones. 1 hora al día
  • Crear contenidos para el Blog. 2 horas al día cada 3 días
  • Mandar Facturas
  • Comprobar cobros de factura
  • Contestar emails
  • Tareas inesperadas
  • etc…

 

¿Qué tareas no requieren mucha atención ni preparación?

Separa las tareas en un cuadrante como el siguiente e identifica aquellas tareas más repetitivas y sencillas y el tiempo que ocupan:

productividad

Hago esta distinción, porque prefiero aislarme de distracciones para las tareas que requieren toda mi atención. Las Tareas más sencillas y repetitivas podrás elegir entre delegarlas, desecharlas o hacer algunas al mismo tiempo.

Para establecer un orden de prioridades también puedes clasificarlas en un cuadrante similar entre Urgente e Importantes.

Matriz Gestion del Tiempo

 

2. Establece objetivos por plazos (diarios y semanales)

¿Recuerdas cuando estudiabas y te mandaban un trabajo?

Si te daban un mes para hacerlo, tardabas exactamente un mes en terminarlo. Pero si te despistabas y te acordabas el día antes de la entrega lo terminabas igual y en menos de 24 horas. ¿Por qué? Porque si tenemos un plazo lo aprovechamos al máximo.

Márcate un objetivo de lo que tienes que terminar hoy y durante la semana. Si no te marcas objetivos será complicado ser más productivo.

3. Crea un proceso de trabajo Óptimo

Imagina un día sin interrupciones. ¿Cómo sería?

  • Primeras horas: Tareas complejas
  • Media mañana: Consultar correo y terminar las tareas rápidas.
  • Últimas dos horas: Tareas más complejas o preparación del día siguiente, devolver llamadas no urgentes,…

Piensa el día perfecto y escríbelo.

 

4. Elimina o reduce los Ladrones de Tiempo

Si un día no tuvieses emails ni llamadas inesperadas, ¿En cuánto tiempo terminarías tu trabajo del día?

Fíjate en el gráfico, en las tareas repetitivas y sencillas. Ahora escríbelos junto a una solución:

  • Emails imprevistos: Me quitan 2 o 3 horas al día de tiempo. ¿Cómo lo soluciono? Elimino los avisos sonoros del móvil y me pongo un horario para consultar los correos (por ejemplo: a las 10 y a las 13 horas).
  • Diseño gráfico del día: Me quitan 2 horas al día. ¿Cómo lo reduzco? Utilizo webs como Freepik que me inspiren o me den recursos gratuitos para utilizar.

Rescue Time: Una de las herramientas que utilizo para saber en que gasto el tiempo es Rescue Time que te ayuda a saber en que gastas tu tiempo, si es productivo o si te distraes mucho. Recomiendo que lo utilices para analizar tu forma de trabajar.

rescue time

¿Puedes delegar tareas repetitivas o existen herramientas que te ayuden?

Hay tareas que no requieren toda tu atención, que son complejas pero muy repetitivas. ¿Puedes delegar alguna en empleados?

Si no tienes empleados a tu cargo, puedes encontrar Asistentes o Secretarias Virtuales como Secretaria.es o páginas tan impresionantes como Fiverr: donde cualquier tarea te cuesta 5 dólares.

5. Optimiza el proceso de trabajo continuamente

Vuelve a crear el proceso óptimo de trabajo, eliminando tareas y delegando. Reduce el tiempo de cada tarea o elimínala directamente, quédate con lo que te da más valor: Piensa en la Ley de Pareto 80/20: El 80% de tus beneficios lo produces en el 20% de tu tiempo.

Descarta las tareas menos productivas y menos beneficiosas, al final tendrás que dejar de hacer algunas cosas o de prestar servicios a algunos clientes que te generan pocos ingresos y te dan mucho trabajo. Optimiza bien tu tiempo y obsesiónate con mejorar tus procesos productivos, ¡vivirás mejor!

Sobre el Autor

Daniel Iglesias, experto en la creación de estrategias de comunicación en Internet para marcas, fundador de Soyunamarca, agencia de social media branding y orientada a la consultoría de marcas corporativas y personales. Profesor asociado de Lab School, profesor de marketing online en el MBM Master de Marketing de Negocios de la Universidad de Málaga, co-autor del libro "De Twitter al Cielo" y organizador del Congreso de Marketing Gastronómico “Gastromarketing”.

1 Comment

  1. […] Organizar mejor tu tiempo para reducir tu jornada laboral a la mitad. […]

Deja tu Comentario a Life Hacking: qué es y cómo puede ayudarte a vivir mejor

Cancelar respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

Close